1 : Créer le rapport dans EMu

Le type de fichiers générés dépend du Type de rapport que vous créez par exemple :

• Si le rapport utilise ODBC (Open Database Connectivity), la plupart des Types génèrent un ou plusieurs fichiers .csv.
• Les rapports ADO sont directement transmis à un objet ActiveX Data Objects (ADO) RecordSet, créant ainsi un fichier .xml.
• Les rapports Export XML Document et XML Document génèrent des fichiers .xml.

Rapports Object Database Connectivity (ODBC)

Pour la plupart des Types de rapports, lancer un rapport dans EMu donnera deux fichiers ou plus contenant les données :

1. Un fichier principal .csv. Toutes les données du rapport, sauf si le rapport comprend des groupes de champs ou des tables de valeurs seront incluses.
2. Un fichier .csv séparé pour :
   • Tout groupe créé à l'aide du bouton Créer un groupe dans la fenêtre Propriétés du rapport (cliquez ici pour plus de détails).
   • Tout champ qui est une table de valeurs. Comme nous le verrons, un champ qui est une table de valeurs est identifié dans la boîte de dialogue Propriétés du rapport par l'icône de table à côté du nom du champ.
3. Un fichier supplémentaire, schema.ini, est créé contenant les détails de chaque fichier .csv (quels champs sont inclus, le type de données, formats, etc.).

Typiquement ces fichiers sont sauvegardés sous :

C:\Users\[nom d’utilisateur]\AppData\Local\KESoftware\Reports\e[nom du module]

Par exemple un rapport lancé dans le module Personnes / Organisations (Parties), sauvegardera un fichier appelé eparties.csv sous :

C:\Users\[nom d’utilisateur]\AppData\Local\KESoftware\Reports\eparties

Les fichiers .csv contiennent les données qu’une application de rapport utilise pour générer un rapport.

Conseil : Si Windows Explorer sur votre ordinateur est configuré pour cacher les fichiers système, ce dossier peut ne pas être visible. Vous trouverez ici des détails sur la façon d'afficher ces fichiers.

Il peut y avoir des situations dans lesquelles vous souhaitez manipuler les données brutes .csv : dans ce cas vous pouvez simplement localiser et ouvrir le fichier .csv dans Microsoft Excel et manipuler les données comme voulu.

En général, cependant, vous voudrez que vos données soient présentées dans un format de rapport plus complet. Si un rapport prédéfini ne répond pas à vos besoins, il sera nécessaire d’en concevoir un nouveau en utilisant un outil tiers approprié.

Une fois le nouveau rapport créé, il doit être sauvegardé sur le serveur EMu afin qu’ puisse ouvrir les données .csv dans l’application de création de rapports appropriée (Crystal Reports Viewer, Microsoft Word, Excel, etc.).

Note: Chaque fois que le format du rapport est modifié dans l'application tierce, il doit être sauvegardé sur le serveur EMu, écrasant la version précédente. Jusqu'à ce que cela soit fait, l'ancienne version du rapport sera utilisée pour visualiser les données.

Rapports ActiveX Data Objects (ADO)

Les formats de rapport suivants permettent d'accéder directement à un objet ActiveX Data Objects (ADO) RecordSet :

• Crystal ADO Report
• Microsoft ADO Report

L'exécution de ces rapports génère un fichier .xml contenant les données de l'ensemble d'enregistrements. L'emplacement de ce fichier peut varier, mais il se trouve généralement dans :

C:\Users\[votre nom d’utilisateur]\AppData\Local\KESoftware\Reports\e[nom de module]

Par exemple, un rapport exécuté dans le module Personnes / Organisations, enregistrera le fichier xmldata dans le dossier :

C:\Users\[votre nom d’utilisateur]\AppData\Local\KESoftware\Reports\eparties

Note: Il est important de ne pas déplacer le fichier xmldata.xml, car cela poserait des problèmes lors du partage du rapport avec d'autres utilisateurs.

Dans EMu :

1. Rechercher ou récupérer un groupe d'enregistrements sur lesquels effectuer un rapport.
   Vous concevez un rapport Crystal ADO ?

   Si vous concevez un rapport Crystal ADO, les enregistrements de votre ensemble d'enregistrements initial doivent avoir une valeur dans chaque champ pour être inclus dans le rapport. Sinon, le nom de champ n'apparaîtra pas dans la liste des colonnes disponibles. Une fois le rapport défini, il importe peu qu'un enregistrement ne comporte pas de valeurs dans tous les champs inclus dans le rapport.

2. Cliquer sur Rapports dans l'onglet Accueil du ruban pour afficher la boîte Rapports.
3. Cliquer sur Nouveau pour afficher la boîte Propriétés du rapport.
4. Saisissez un nom descriptif pour le Rapport dans le champ supérieur de texte.

   Lorsque le rapport sera créé, ce titre sera répertorié dans la fenêtre Rapports.

5. Sélectionner un type de rapport dans la liste déroulante Type, dans cet exemple, Crystal Report :

   

   Note: Quand le rapport est lancé, un filtre spécifique au Type sélectionné est appliqué aux données pour les préparer à la création du rapport (output). Voir Comment créer et lancer des rapports pour plus de détails sur les Types de rapport disponibles.

Dans l'onglet Champs nous ajoutons tous les champs que nous souhaitons inclure dans le rapport :

1. Sélectionner l'onglet Champs dans la boîte Propriétés du rapport.
2. Cliquer sur Ajouter pour afficher la boîte Champs des rapports.

   La boîte Champs des rapports liste tous les champs du module en cours, ainsi que tous les champs des modules joints (un champ de fichiers joints est indiqué par l'icône plus ) :

   

   Les options et icônes de Champs des rapports incluent

   Options	Icône	Description
   Afficher le message-guide		Affiche le nom du champ EMu tel qu’il s’affiche dans une fenêtre de module.
   Afficher les noms des colonnes		Affiche le nom du champ back-end.
   Attacher le module		Affiche les champs des modules joints qui peuvent être inclus dans le rapport.
   Champ unique		Indique que ce champ est un champ unique (par ex. contient une seule valeur).
   Tableau à valeurs multiples		Indique que ce champ est un tableau de valeurs.
   Étendre		Indique que ce champ est un champ joint dans le module en cours. Sélectionner l’icône pour lister les champs dans le module cible Une saisie est faite d'une notice à une autre. L'enregistrement à partir duquel la saisie est initiée est l'enregistrement primaire ; l'enregistrement qui est joint est appelé la cible. (joint) qui peuvent être inclus dans votre rapport.
   Tableau à valeurs multiples ET un champ joint		Indique que ce champ joint est aussi un tableau de valeurs (voir les Notes à propos de Convertir tableau en texte ci-dessous).
   Table doublement imbriquée ET un champ joint		Indique que ce champ joint est aussi une table doublement imbriquée (voir les Notes à propos de Convertir tableau en texte ci-dessous).

3. Pour ajouter un champ, sélectionner-le et cliquer Ajouter

   -OU-

   Double-cliquer le champ.

4. Lorsque tous les champs requis sont ajoutés, cliquez sur Fermer dans la fenêtre Champs du rapport.

   La fenêtre Propriétés des rapports liste maintenant tous les champs qui seront inclus dans notre rapport :

   

   boutons de l'onglet Champs

   Options	Bouton	Description
   Convertir tableau en texte		Lorsque des champs à valeur unique (champs atomiques) sont ajoutés à un rapport, les données sont placées directement dans le fichier de données de base (par exemple, eparties.csv). Les champs atomiques ont une icône à une ligne devant le nom du champ dans la boîte de dialogue Champs des rapports. Les champs qui peuvent contenir plus d'une valeur sont appelés tables. Ces champs sont précédés de l'icône de table devant le nom de champ dans la zone Champs des rapports. Comme une table peut avoir plus d'une valeur pour chaque enregistrement, la fonction Exporter EMu génère un fichier séparé pour contenir les données de la table. En fait, un fichier distinct est généré pour chaque champ de la table dans le rapport. Le nom du fichier séparé est constitué des huit premières lettres du nom de la colonne, suivies de .csv. Avec l'option Convertir tableau en texte, il est possible d'inclure les données d'un champ de table dans le fichier de données de base : Sélectionnez le nom de champ de la table des valeurs (Rôle dans cet exemple). Cliquez sur Convertir tableau en texte . Les champs de la table seront désormais inclus dans le fichier .csv principal plutôt que dans un fichier .csv séparé. Cela peut être utile si votre rapport est simple, mais vous ne pourrez alors pas effectuer de manipulations plus complexes (comme le regroupement) sur les champs de la table réduite sans écrire des formules plutôt complexes. En général, si vous concevez un rapport dans une application tierce telle que Crystal Reports, vous ne simplifierez pas la structure des données de cette manière. Note: Si un champ est un champ de fichier joint ET une table de valeurs (indiqué par les deux icônes ) OU un champ de fichier joint ET une table doublement imbriquée (indiqué par les deux icônes ), il n'est pas possible d'inclure ses données dans le fichier .csv principal en utilisant cette méthode. Pour inclure des champs comme celui-ci dans votre rapport, il sera généralement plus approprié de créer un rapport Crystal.
   Convertir donnée en texte		Les champs qui contiennent des dates partielles ne sont pas reconnus par Crystal Reports. Pour utiliser un champ qui contient des dates partielles dans un rapport Crystal : Sélectionnez le champ. Cliquez sur . Les données du champ s'affichent sous forme de texte.
   Créer un groupe et Ajouter au groupe	et	Voir ci-dessous pour plus de détails.
   Supprimer		Pour supprimer un champ de l'onglet Champs : Sélectionnez le champ. Cliquez sur Supprimer.
   Effacer		Pour effacer tous les champs de l'onglet Champs : Cliquez sur Effacer.

   Si ce rapport est exécuté maintenant, trois fichiers .csv seront générés : ecatalog.csv, CreCreat.csv et CreRole.csv. Les deux derniers contiennent des détails sur le créateur de l'objet : son nom (CreCreat.csv) et son rôle (CreRole.csv), et il est logique de les regrouper pour que leurs valeurs soient stockées dans un seul fichier .csv.

   Note: Il est possible de trier et de grouper les champs à la fois dans la boîte de dialogue Propriétés des rapports dans EMu et dans des applications tierces telles que Crystal Report Designer. Si votre rapport comprend un très grand nombre d'enregistrements, il peut être plus efficace d'effectuer le tri/groupement dans EMu (en utilisant l'onglet Champs pour le groupement et l'onglet Ordre du tri pour le tri), car cela utilise la puissance de traitement du serveur EMu ; lorsque vous configurez un tri/groupement dans Crystal Report Designer, vous utilisez la puissance de traitement de votre PC pour manipuler les enregistrements.

   Pour regrouper des champs :

   1. Dans l'onglet Champs, sélectionnez Nom du créateur.
   2. Cliquez sur Créer un groupe .

      Un groupe appelé Group1 est créé, contenant les champs Nom du créateur.

      Note: Lorsque vous ajoutez des champs à un groupe, un fichier .csv distinct est généré pour chaque groupe.

   3. Sélectionnez Rôle et cliquez sur Ajouter au groupe .

      Le rôle est ajouté à Group1 :

      

      Maintenant, lorsque nous exécutons le rapport, seuls deux fichiers .csv sont générés : ecatalog.csv et Group1.csv (qui contient les valeurs de Nom du créateur et Rôle).

Comme nous le verrons lorsque nous atteindrons la deuxième étape de la création de rapports, les champs de tri et de regroupement peuvent également être gérés dans les applications tierces. Si votre rapport comprend un très grand nombre d'enregistrements, il peut être plus efficace d'effectuer un tri au sein d'EMu car cela utilise la puissance de traitement du serveur EMu pour manipuler les données ; lorsque vous configurez un tri/groupe dans Crystal Reports Designer, la puissance de traitement de votre PC est utilisée pour effectuer le tri/groupe.

Note: Si vous créez un groupe dans Crystal Reports, un tri est automatiquement appliqué au groupe (croissant ou décroissant) et cela annule les tris que vous avez réglés dans EMu. Pour cette raison, si vous souhaitez ajouter un groupe à votre rapport dans Crystal Reports, ce n’est pas la peine de trier vos enregistrements dans EMu.

Conseil : Il n'est pas possible de regrouper/trier les champs de type Mémo dans Crystal Reports sans créer de formule au préalable. Un champ Mémo est un champ de texte de plus de 255 caractères. Le champ Titre Principal : (Détails du titre) dans le module Catalogue, par exemple, est un champ Crystal Memo. Dans ce cas, il peut être plus simple de regrouper/trier dans EMu plutôt que dans Crystal Reports.

Pour régler l’ordre du tri :

1. Sélectionnez l'onglet Ordre du tri dans la fenêtre Propriétés du rapport.

   Tous les champs du module sont répertoriés dans la liste des Champs.

   Note: Vous pouvez trier vos enregistrements dans n'importe quel champ du module, même si ce champ n'est pas ajouté au rapport sur l'onglet Champs.

2. Sélectionner un champ dans la liste des Champs et cliquer Ajouter pour l'ajouter à la liste d'Ordre

   -OU-

   Double-cliquer sur le nom de champ dans la liste des Champs :

   

   Ajouter autant de champs sur lesquels effectuer le tri que nécessaire.

   Boutons de l'onglet Ordre du tri

   Options	Description
   Flèches Haut et Bas	Utiliser les flèches et à droite de la liste Ordre pour choisir la priorité de l’ordre du tri des champs. Les enregistrements seront triés par le premier champ de la liste Ordre, puis par le deuxième et ainsi de suite. Par exemple, si le premier champ du tri est année et le deuxième champ du tri est titre, les enregistrements seront triés par année et pour chaque année ils seront triés par titre. Les flèches seront grisées s’il n’y a aucun champ, ou seulement un champ, ajouté à la liste Ordre.
   Tri croissant et Tri décroissant	Par défaut, les enregistrements sont triés par ordre croissant (de A à Z ou de 1 à 10). Pour inverser l'ordre de tri d'un champ, sélectionnez-le et cliquez sur .
   	Pour retirer un champ de la liste Ordre, le sélectionner et cliquer sur Supprimer.
   	Cliquer pour effacer tous les champs de la liste Ordre.

Les options de l'onglet Options vous permettent de configurer comment les enregistrements sont triés dans le rapport.

Note: Ces options sont appropriées seulement si au moins un champ a été ajouté à la liste Ordre dans l'onglet Ordre du tri.

1. Dans la fenêtre Propriétés du rapport, sélectionnez l'onglet Options :

   

   Options du tri

   Comparaison de tri	Description
   Mot pointe	Le tri ne tient pas compte de la ponctuation et des espaces blancs (plus d'un espace entre les mots). Par exemple : Traveler's Inn sera trié comme Travelers Inn
   Texte entier	Le tri inclut toute la ponctuation et les espaces blancs. Par exemple : Traveler's Inn sera trié comme Traveler's Inn
   Compresser les espaces vides	Le tri inclut la ponctuation mais ne tient pas compte des espaces blancs (à l'exception d'un espace unique entre les mots). Par exemple : Traveler's Inn sera trié comme Traveler's Inn
   Options du tri	Description
   Sensible à la casse	Le tri est sensible aux majuscules et aux minuscules. Par exemple : Melbourne gallery sera trié séparément de Melbourne Gallery
   Insensible à l'ordre des tableaux	Les valeurs d'un champ à valeurs multiples (une table de valeurs, par exemple Autres noms : (Détails personnels) dans le module Personnes / Organisations) seront triées par ordre alphabétique, quel que soit l'ordre dans lequel elles s'affichent. Par exemple, un enregistrement contient les valeurs suivantes dans le champ Rôles, dans cet ordre : Gérant de collection, Conservateur, Administrateur internet Un autre enregistrement contient les mêmes valeurs dans le champ Rôles, mais dans un ordre différent : Administrateur internet, Gérant de la collection, Conservateur Si l'option Insensible à l'ordre des tableaux est sélectionnée (cochée), les valeurs de ce champ seront triées par ordre alphabétique avant le tri principal, de sorte que les deux enregistrements seront affichés dans le même ordre de tri.
   Tri vers le haut des valeurs absentes	Si cette option est sélectionnée, tous les enregistrements vides seront placés au début du tri plutôt qu'à la fin.
   e n'est pas égal à ê	Les valeurs qui comprennent des diacritiques seront triées séparément de celles qui n'en comprennent pas. Par exemple, entrée sera trié séparément de entree.
   Résumé	Description
   Tableaux comme texte	Toutes les valeurs qui s'affichent dans un champ à valeurs multiples (une table de valeurs, par exemple Autres noms : (Détails personnels) dans le module Personnes / Organisations) seront considérées comme une seule valeur à des fins de tri. Par exemple, trois valeurs : Gérant de la collection, Conservateur, Administrateur internet s'affichent dans le champ Rôles. Si cette option de tri est sélectionnée, les trois valeurs seront considérées comme une seule et s'afficheront comme une seule valeur : Gérant de la collection Conservateur Administrateur internet
   Afficher le texte de tri	Affiche le texte dans le format dans lequel il sera trié, par exemple, ponctuation incluse, espace blanc non pris en compte, sensibilité à la casse, etc.

2. Accepter ou modifier les Options de Tri.

Dans l'onglet Sécurité nous autorisons les utilisateurs / groupes à utiliser le rapport en les ajoutant à la liste Accès :

1. Si nécessaire, sélectionner l'onglet Sécurité pour donner à d'autres utilisateurs la permission d'utiliser ce rapport.
2. Cliquer sur OK.

   Le nouveau rapport est ajouté à la fenêtre Rapports.

La prochaine étape de la création du rapport est de le lancer :

1. Sélectionner le nouveau rapport dans la boîte Rapport.
2. Cliquez sur Rapport sur tous.

   Conseil : Vous pourriez cliquer sur Rapport, mais cela n'exportera que les données des enregistrements en cours ou sélectionnés vers le ou les fichiers que vous utiliserez ensuite pour créer le rapport dans l'application tierce. Plus vous incluez de données dans les fichiers de sortie, plus vous disposerez de données pour prévisualiser votre rapport au fur et à mesure de sa création.

   Ce qui se passe lorsque vous exécutez un rapport pour la première fois dépend du type de rapport spécifié :

   • Dans tous les cas, des filtres appropriés au Type sont exécutés sur les données, les préparant pour la sortie.

     Note: Vous trouverez des détails sur les fichiers créés lorsqu'un rapport est exécuté et sur l'endroit où les fichiers sont enregistrés ici.

   • Dans la plupart des cas, un message s'affiche indiquant que votre rapport n'existe pas sur le serveur. C'est normal, car le rapport n'a pas encore été créé dans l'application tierce (par exemple Crystal Reports) :

     

     Si vous sélectionnez Oui

     Ce qui peut se produire dépend du Type de rapport :

     Type	Le message s'affiche ?	Ce qui se passe si vous sélectionnez Oui :	Génère un ou plusieurs fichiers dans ces formats :
     Crystal Print	Oui	Ouvre l'application Crystal Reports Designer.	.csv et .ini
     Crystal ADO Report	Oui	Ouvre l'application Crystal Reports Designer.	.xml
     Crystal Report	Oui	Ouvre l'application Crystal Reports Designer.	.csv et .ini
     Crystal Report - Multi-hiérarchie	Oui	Ouvre l'application Crystal Reports Designer.	.csv et .ini
     Exporter au format CSV	Non	Une fenêtre s'affiche, vous permettant de spécifier où enregistrer les données exportées dans un fichier .csv.	.csv et .ini
     Exporter données source ODBC	Non	Sauvegarde les fichiers sur votre PC.	.csv et .ini
     Export XML Document	Non	Une fenêtre s'affiche, vous permettant de spécifier où enregistrer les données exportées sous forme de fichier .xml.	.xml
     Rapport Microsoft ADO		Ouvre Microsoft Excel.	.xml
     Microsoft Excel	Oui	Ouvre Microsoft Excel.	.csv et .ini
     Microsoft PowerPoint	Oui	Ouvre Microsoft PowerPoint.	.csv et .ini
     Microsoft Word	Oui	Ouvre Microsoft Word.	.csv et .ini
     WordPerfect	Oui	Ouvre WordPerfect.	.csv et .ini
     Document XML	Non	Ouvre un éditeur XML.
     Rapport XSLT	Non	Ouvre un éditeur XSL.

     Si vous sélectionnez Non, l'application tierce ne s'ouvrira pas, mais les fichiers de sortie seront quand même générés et copiés sur votre ordinateur.

Dans l’étape 2, nous créons le rapport dans une application tiers.